Privacyverklaring KeurLink B.V. en KeurLink-app

1. Wie is verantwoordelijk?

KeurLink B.V., Curieweg 5, 3208 KJ Spijkenisse, KvK 42149568, is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die we voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken. Dat betreft bijvoorbeeld het beantwoorden van aanvragen, eigen klant- en contactbeheer, facturatie en het beheer en de beveiliging van onze diensten.

Voor gegevens die een klantorganisatie in haar eigen KeurLink-omgeving vastlegt, bepaalt die organisatie het doel van de verwerking, welke gegevens nodig zijn en wie daarbij toegang krijgt. KeurLink verwerkt deze gegevens namens die organisatie volgens de toepasselijke afspraken en instructies. Je organisatie is voor deze klantinhoud het eerste aanspreekpunt voor privacyvragen.

Je kunt KeurLink bereiken via info@keurlink.eu of 085 800 2275.

2. Website, contact en demo

Een aanvraag behandelen

Het demoformulier vraagt om bedrijfsnaam, naam en e-mailadres. Je kunt ook een telefoonnummer, interesse en toelichting invullen. We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te beantwoorden en een demo af te spreken. De aanvraag gaat naar info@keurlink.eu. We gebruiken een demo-aanvraag niet voor nieuwsbrieven of andere marketing.

Een demo-aanvraag maakt geen account, proefperiode, abonnement of klantomgeving aan. Eventuele toegang tot een Demo-omgeving wordt afzonderlijk ingericht. Accounts en toegang worden beheerd door de daarvoor bevoegde beheerders.

Als je een accountaanvraag, e-mail of supportbericht stuurt, verwerken we de contactgegevens en de inhoud die je daarvoor verstrekt. We gebruiken die om de aanvraag of het bericht te behandelen.

Technische gegevens en formulierbeveiliging

Om de website te tonen, storingen te onderzoeken en misbruik te beperken, kunnen onze servers technische gegevens verwerken: bijvoorbeeld IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browserinformatie. Er kunnen ook serverstatistieken uit bezoekgegevens worden opgebouwd.

Het demoformulier gebruikt een noodzakelijke sessiecookie voor beveiliging en de verzendstatus. De cookie is ingesteld voor de browsersessie. De server gebruikt daarnaast een dagelijks gehashte aanduiding van het IP-adres en een teller om herhaald inzenden te beperken. Zo’n hash is niet automatisch anoniem.

De homepage kan actuele pakketprijzen opvragen bij het KeurLink-platform. Daarbij ontvangt die server de technische verbindingsgegevens die nodig zijn voor het verzoek.

Noodzakelijke cookies en browservoorkeur

De homepage gebruikt geen advertentie- of analysecookies en laadt geen lettertypen van externe Google-servers. De website gebruikt standaardlettertypen. Je bevestiging van de informatie over noodzakelijke opslag wordt met het tijdstip in de lokale opslag van je browser bewaard. De website behandelt deze voorkeur maximaal 183 dagen als geldig. Het opgeslagen item kan op je apparaat blijven staan totdat je een nieuwe keuze maakt of browsergegevens wist.

Via Cookie-instellingen onderaan de homepage kun je de informatie over noodzakelijke opslag opnieuw openen.

3. Platform en mobiele app

Welke gegevens kunnen worden vastgelegd?

Afhankelijk van de gebruikte functies bevat een klantomgeving gegevens over organisaties, gebruikers en contactpersonen, locaties, materieel, objectnummers en kenmerken, inspecties en meetresultaten, afspraken, teamleden en werkbonnen. Daar kunnen foto’s, documenten, certificaten, uren, parkeerkosten, notities en klant-handtekeningen bij horen. De klantorganisatie bepaalt welke gegevens zij invoert en welke gebruikers ze mogen gebruiken.

Planning kan ook verlofaanvragen, ziekmeldingen en ziekte-uren bevatten. Deze gegevens kunnen informatie over gezondheid geven. Registreer daarbij uitsluitend de informatie die nodig en toegestaan is voor de werkzaamheden en het verzuimproces. De functie is geen medisch dossier; diagnoses of de aard en oorzaak van een ziekte horen niet in een vrije toelichting voor de werkgever.

Inloggen en synchroniseren

Bij inloggen stuurt de app je inloggegevens, en waar van toepassing een verificatiecode, via HTTPS naar de gekozen KeurLink-omgeving. Voor het voortzetten van een sessie worden sessiegegevens en een gebruikersprofiel gebruikt.

De app kan wijzigingen en bestanden met de gekozen klantomgeving synchroniseren, bijvoorbeeld registraties, inspectiegegevens en foto’s. Een meetbestand dat je zelf selecteert kan worden geüpload om meetgegevens te verwerken. Het verwijderen van een tijdelijke appkopie verwijdert niet het oorspronkelijke bestand dat je hebt geselecteerd.

Offline gegevens op je apparaat

Om zonder internet te kunnen werken bewaart de app gegevens en bestanden ook lokaal op je telefoon of tablet. Dit kan gaan om klant- en locatiegegevens, materieel, afspraken, inspecties, werkbonnen, foto’s en tijdelijk beschikbare documenten. Elke gekozen omgeving heeft eigen lokale opslag.

Afmelden is geen garantie dat alle lokaal opgeslagen gegevens zijn gewist. Gesynchroniseerde lokale gegevens kunnen worden opgeruimd, terwijl nog niet-gesynchroniseerd werk afgeschermd kan blijven staan voor herstel of synchronisatie door de oorspronkelijke gebruiker. Het vergeten van een omgevingskeuze verwijdert op zichzelf geen volledige lokale database.

Een app die niet wordt geopend of geen verbinding heeft, kan serverwijzigingen niet direct verwerken. Veroudering, synchronisatie en lokale opruiming worden bij appgebruik en sessieherstel gecontroleerd. Daarom geldt een servertermijn niet automatisch als een voortdurend werkende wisactie op ieder apparaat.

Wil je een account, klantomgeving of gegevens laten verwijderen, neem dan contact op met de beheerder van je organisatie of met KeurLink. Bespreek daarbij ook nog niet-gesynchroniseerd werk en lokale bestanden.

4. Doelen en grondslagen

• Zakelijke aanvragen beantwoorden en een demo plannen: gerechtvaardigd belang om de vrijwillig gevraagde zakelijke informatie of demonstratie te geven.
• Diensten, eigen accounts en ondersteuning leveren: de uitvoering van een overeenkomst wanneer je zelf partij bent, of het gerechtvaardigde belang bij het leveren en beheren van de zakelijke dienst voor contactpersonen en gebruikers.
• Website en diensten beveiligen: gerechtvaardigd belang bij een beschikbare dienst, het beperken van misbruik en het onderzoeken van storingen.
• Facturatie en verplichte administratie: de toepasselijke wettelijke verplichtingen en, waar van toepassing, uitvoering van de overeenkomst.

Voor klantinhoud, waaronder personeels- en verzuimgegevens, bepaalt de klantorganisatie de toepasselijke grondslag en eventuele voorwaarden voor bijzondere persoonsgegevens. KeurLink verwerkt die gegevens volgens de afspraken met die organisatie.

5. Ontvangers en externe diensten

Gegevens kunnen toegankelijk zijn voor bevoegde gebruikers van jouw organisatie en voor medewerkers van KeurLink die de aanvraag of dienst behandelen. Dienstverleners voor hosting, serverbeheer, e-mail, back-ups en noodzakelijke technische ondersteuning kunnen ook gegevens verwerken.

Voor de opslag en het beheer van onze KeurLink-omgevingen gebruiken we verwerking en toegang binnen de Europese Economische Ruimte (EER). KeurLink richt zijn dienstverlening op de Benelux. Onze hostingbeheerder RVBnet ICT heeft aangegeven dat de productieomgeving bij Smartdc in Rotterdam staat en dat back-ups via Veeam/NAS en Wasabi in Amsterdam worden verzorgd.

Wanneer je in de app zelf een adres, telefoonnummer, e-mailactie of document opent in bijvoorbeeld Google Maps, je telefoonapp, mailapp of PDF-lezer, worden de daarvoor benodigde gegevens aan die gekozen toepassing doorgegeven. Voor de eigen verwerking door die toepassing gelden ook haar privacyregels. Afhankelijk van de zelfgekozen externe dienst kan die verwerking buiten de EER plaatsvinden.

Voor vragen over een dienstverlener, een verwerkingslocatie of de afspraken voor jouw klantomgeving kun je contact opnemen met KeurLink of de beheerder van jouw organisatie.

6. Bewaarbeleid en verwijdering

We bewaren gegevens zolang ze nodig zijn voor het beschreven doel en houden rekening met wettelijke verplichtingen. Voor KeurLink is het volgende 30-dagenbeleid vastgesteld:

De uitvoering en controle van dit verwijderbeleid worden nog ingericht of afgerond. Automatische verwijdering binnen de gekozen termijn is op dit moment geen bevestigde eigenschap van alle gebruikte systemen. Gegevens en kopieën kunnen daardoor langer beschikbaar blijven. De onderstaande termijnen beschrijven ons gekozen beleid.

De back-uptermijn is geen garantie dat iedere fysieke kopie precies op dag 31 verdwenen is. Een onderdeel kan langer nodig zijn om andere herstelpunten te kunnen herstellen, of tijdelijk niet wijzigbaar zijn. Verwijdering uit een actieve omgeving en uitfasering uit back-ups zijn daarom verschillende stappen. Verwijderafspraken moeten ook bij een herstel uit back-up worden toegepast.

Fiscale administratiestukken worden afzonderlijk buiten de mailbox bewaard. Voor gegevens die jouw organisatie in KeurLink vastlegt, kunnen daarnaast wettelijke of contractuele verplichtingen van die organisatie gelden. Bespreek die vóór het beëindigen van de dienstverlening, zodat noodzakelijke gegevens tijdig kunnen worden geëxporteerd.

7. Beveiliging

De website en de verbinding met de gekozen KeurLink-omgeving gebruiken HTTPS. Toegang tot klantinhoud hoort beperkt te zijn tot bevoegde gebruikers en noodzakelijke ondersteuning. Je organisatie beheert de toegang van haar medewerkers.

Omdat de app gegevens lokaal kan bewaren, zijn ook de beveiliging en het beheer van het apparaat van belang. Deze verklaring bevat geen garantie dat de volledige lokale database afzonderlijk is versleuteld of dat afmelden ieder lokaal bestand verwijdert.

8. Je privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Waar het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt, kun je je gegevens ontvangen of laten doorgeven.

Waar verwerking op jouw toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking op basis van die toestemming.

Stuur een verzoek naar info@keurlink.eu. We kunnen informatie vragen om je identiteit en de juiste afhandeling te controleren. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een toegestane verlenging nodig is, informeren we je binnen die maand over de reden.

Gaat je verzoek over gegevens die jouw organisatie in KeurLink heeft vastgelegd, neem dan contact op met die organisatie. KeurLink kan de betrokken organisatie helpen het verzoek uit te voeren. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen en contact

Wanneer onze verwerking verandert, passen we deze verklaring aan. De actuele HTML-versie wordt gepubliceerd op keurlink.nl/privacyverklaring.html. Het hoofddomein is keurlink.nl.

Voor vragen over deze verklaring: KeurLink B.V., Curieweg 5, 3208 KJ Spijkenisse, info@keurlink.eu, telefoon 085 800 2275.